瀘州市建筑企業信息管理系統使用調查
發布時間：2015/12/18 11:20:34
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————瀘州市建筑業協會 張勇
一、前言
《2006━2020年國家信息化發展戰略》中提到：“信息化是當今世界發展的大趨勢，是推動經濟社會變革的重要力量。大力推進信息化，是覆蓋我國現代化建設全局的戰略舉措，是貫徹落實科學發展觀、全面建設小康社會、構建社會主義和諧社會和建設創新型國家的迫切需要和必然選擇。
建筑業屬于傳統產業，用信息化等高新技術改造傳統產業，大力推進國民經濟和社會信息化，是覆蓋現代化建設全局的戰略舉措。以信息化帶動工業化，發揮后發優勢，實現社會生產力的跨越式發展，推進國民經濟和社會信息化，是國家發展戰略的重要內容。
住建部在《2011-2015年建筑業信息化發展綱要》中強調，十二五期間，我國建筑類企業信息化總目標為：“基本實現建筑企業信息系統的普及應用，加快建筑信息模型（BIM）、基于網絡的協同工作等新技術在工程中的應用，推動信息化標準建設，促進具有自主知識產權軟件的產業化，形成一批信息技術應用達到國際先進水平的建筑企業”。
二、我市建筑企業信息管理系統運用情況
目前我市建筑企業應用專業軟件已十分普及。例如，造價人員使用概預算軟件編制施工概預算，施工員使用網絡計劃軟件安排施工進度，設計人員使用CAD圖形軟件繪制圖紙等。通過這些軟件的使用，建筑施工項目管理工作的質量和效率有了顯著改善。
一些實力雄厚的建筑施工單位，如瀘縣建安總公司、江南建工、江陽項管等單位已經率先應用計算機技術來輔助進行某些項目管理工作。
根據調查，至今我市沒有一家建筑企業真正統一使用信息管理系統進行企業管理。
三、造成我市建筑企業未完全使用信息管理系統的主要原因
（一）思想觀念和使用習慣上未能及時轉變，部分企業領導重視不夠。
（二）建筑施工企業由于各項目分布散，地域性強，前期信息基礎硬件環境配置差，往往是項目前期，水、電、網絡通信未接入、辦公室等條件均未具備，導致施工管理信息系統硬件基礎平臺在前期無法建立，產生脫節及滯后的現象。
（三）建筑企業管理體制、機構設置和管理行為以及公司內部工作流程等方面與軟件管理系統設計的標準化流程（模版）差異較大，可操作性不強。特別是由于工程信息管理未形成制度化、規范化、而且無激勵機制，母子公司間、各子分公司、各項目部之間出于狹隘的利益觀念，相互封鎖信息，導致企業信息渠道不暢。
（四）由于普及信息化知識和技術需要大量的投入，而目前我市建筑企業的信息化程度低，軟件環境配置低下，企業的項目部級人員素質普遍不高，雖然管理人員現場實際施工經驗豐富，但電腦操作能所力弱、信息管理系統操作經驗欠缺，特別是部分中、老年同志不能熟練操作。
（五）軟件管理系統是一個基于數據的管理系統，系統始終以數據為核心進行運行。現在有很多軟件按企業職能部門進行劃分模塊，只有一些分散的業務處理系統，系統之間形成一個一個的“信息孤島“即使好一點的系統實現了信息共享，但這種共享也是低層次的，不具備集成化的特征，不能滿足企業對”大數據“的需求，不能為企業戰略目標服務。
（六）軟件系統因網絡方案的計劃、網絡操作系統的選擇、系統開發方法的選擇、系統安全性因素以及系統維護方面的原因或缺陷，導致企業不愿意采用企業信息管理系統。
四、企業對信息管理系統的總體需求
（一）滿足《2011-2015年建筑業信息化發展綱要》要求：
（1）信息基礎設施平臺：建設與軟件應用需求相匹配的企業網絡系統，實現與下屬企業及項目現場的網絡連接。完善安全措施，保障應用系統的高效、安全、穩定運行。
（2）應用系統：企業辦公自動化系統。普及應用企業辦公自動化系統，提高企業辦公效率。
(3)項目綜合管理系統：普及應用項目綜合管理系統，提升施工項目管理水平。
(4)企業管理信息系統：重點建設并集成人力資源、財務資金、物資材料等三大系統，實現企業管理與主營業務的信息化。
(5)企業間的協同工作平臺：圍繞施工項目，逐步建立企業間的協同工作平臺，實現企業與項目其他參與方的有序信息溝通和數據共享。
(二)滿足上述要求的同時，還應滿足企業的以下具體需求：
（1）應用現代信息技術，通過信息技術輔助手段實現項目管理創新，建立覆蓋本項目施工全過程的綜合項目信息處理系統。 （2）通過信息系統的建立，規范多方協作與管理流程、理順項目關系人的關系，促進項目管理的規范化、流程化、科學化，實現協作高效、生產安全、成本受控的管理目標。
（3）提高日常工作與溝通效率，降低管理人的勞動強度，從而提升管理人才的勞動價值、培養一批新型的、適應信息化管理的人才隊伍；
（4）各個軟件模塊操作簡便，管理人員易于上手。
（5）作業數據保證一次錄入，能夠快速準確地與其他系統共享相關數據，避免重復性的錄入工作。
（6）管理系統要提供與現在運行系統的接口。
（三）企業需要信息管理系統的解決的主要問題
（1）解決分散作業和集中管理的矛盾。
（2）提高項目成本管理水平。
（3）嚴格控制資金管理程序。
（4）強化物資管理水平。
（5）提高下包管理水平。
（6）提高項目風險的控制能力。
（7）規范公司管理，實現先進管理模式的固化和復制。
（8）提供大數據分析，為企業領導提供決策參考。
五、企業對信息管理系統的模塊需求
（一）成本管理模塊
（1）能夠具備與合同管理，物資管理，進度管理，設備管理等模塊共享數據，相互效驗，相互監控，實時記錄和采集項目運行過程中的各種經濟數據，構建成本管控體系，實現量價雙控。具備項目預算成本、目標成本、實際成本（三算對比）的實時在線采集和記錄警示功能，對實際成本相對于預算成本或目標成本超出一定偏差的給予顯著標識并予以警示；
（2）能夠實現集成進度模塊合同模塊物資模塊和實際成本完成對外（分承包，物資材料，設備租賃等）應付款項的自動生成功能。
（3）能夠實現成本與不同的財務模塊的相互集成，業務數據可自動產生財務數，而不需要二次錄入，反過來財務可以追溯到各管理模塊。
（二）項目管理模塊
以現代項目管理理論為基礎，以經營管理、預算管理、成本管理、項目管理體系和核心業務系統為支撐，建立企業級綜合管理系統，為決策層和職能管理層提供綜合管理平臺。整合企業項目與組織分解結構，建立項目核算和管控體系，加強經營、綜合和執行計劃的管理，實現預算、調度、成本核算和績效考核的一體化，以及企業層面的統籌、協同、分級管控和資源優化配置。
（三）物資管理模塊
（1）能夠建立物資價格信息庫，所有物資類別碼下的物資可以查閱到最新價格及歷史供應價格并自動形成該物資的價格變化曲線，并能索引到某價格的供應商信息及合同信息。
（2）在項目部管理人員的物資需求（采購）計劃中，應該具備計劃量與中標清單相應材料量的自動對比（兩算對比），且清單量不可更改，超出一定偏差的應自動有顯著的標識提醒計劃者和審核者查明原因，并建立可追溯的路徑。
（3）現有的大部分系統中材料需求（采購）計劃表單設列過于繁瑣，沒有總計劃和分批要料計劃，計劃量和清單量對比等關鍵欄目的設置。應按照施工企業常用計劃表格并重點要實現計算機能實現自動對比的欄目設置；
（4）在物資采購（招議比）的過程中，能夠實現采購價和清單相對應物資價（或物資價格信息庫相應物資價）的自動對比，超出一定偏差的應自動有顯著的標識。
（5）能夠設立符合各企業貫標管理程序的合格物資供應商評價體系，并建立合格物資供應商庫。
（四）招投標管理模塊
招投標管理包括投標和招標兩個系統。
投標系統是獨立的客戶關系管理系統，可以滿足包括尋項、確立、投標、備用金、報銷、保證金、過程文檔等投標跟單全過程管理。具備招標信息跟蹤管理功能，能夠綜合反映企業投標工作進展動態，實現企業投標、資審、中標綜合項目信息臺帳的管理，具有企業關注的投標信息、業主信息、市場信息等綜合處理功能，設立了企業投標資源信息資料庫、市場價格信息庫。提供了對工程用各類主材的市場價格的查詢。
招標系統是面向分包商和供應商的獨立招標系統，除了可供企業內部尋價、比價外，系統還需要提供分包商和供應商自主在線報價子系統，以滿足規模企業多樣化的招標要求。
（五）質量、安全管控模塊
（1）識別，采集，分類和歸依安全技術質量知識，國家和企業的各項安全法規和規章制度，包括企業級的各項施工操作標準、作業指導書、各種技術質量標準等及程序文件，作業指導書等，形成企業的安全技術質量管理知識庫供各級管理人員有權限的使用。
（2）能夠支持滿足本企業按照貫標程序中的表格制作和置入，并完成相應管理流程。
（3）具備各級安全質量檢查的文本圖片的流轉功能。
（六）檔案管理模塊
檔案管理系統幫助企業對工程項目中的圖紙、合同、合格證等各種紙質資料，以及現場照片、監控錄像等電子資料實現科學、規范的管理。
整合與提升項目文檔管理系統。優化文檔管理流程，建立管理標準，完善文件編碼體系；強化以工作流和狀態為核心的過程管理和溝通管理，開發推廣文檔計劃、跟蹤、檢測等控制功能，實現文檔產生、批準、發布、升版、作廢的生命周期管理，并逐步實現該系統與其他核心業務系統及企業級管理系統的集成。
該平臺充分借助計算機與現有的網絡技術實現對各部門形成的科技類、文書類、公文類等其它類型的檔案，從電子文件的形成、收集、整理，最終歸檔及網上查詢利用、借閱統計進行全面管理，實現檔案信息管理傳輸的自動化、文檔一體化、共享化，充分利用計算機實現檔案管理，取代原有手工管理檔案的落后方式，提高工作效率，將檔案管理建設成一個先進的、綜合的數字化業務系統，從而把檔案管理歸為企業知識管理系統的重要組成部分。
（七）聯營項目管理模塊
聯營(掛靠)管理可以管理項目聯營、勞務分包等各種以向對方收取管理費為主的各類工程項目。系統可以自動計算聯營項目的應收、管理費、稅金和應付款項，可以做到應付受制于應收，以及聯營合同和付款的多級審批，對聯營項目較多的企業帶來管理上的很大幫助。
（八）人事管理模塊
人事管理系統應具備人力資源管理部門的日常事務處理功能，實現各部門的招聘計劃及執行、員工的入職調動及離職、培訓記錄及證書、部門考勤及工資核算發放等業務和檔案資料的電子化。
（九）行政辦公（OA）管理系統模塊
行政辦公管理系統提供除項目管理以外的其他企業公共事務的管理，主要包括公共信息、事務安排、辦公費用、辦公用品、證照、車輛、公告通知、文件收發、網上簽報審批等信息管理。能夠將企業文件、公告通知，非常便捷地傳達給每位員工。只要員工登錄信息系統，系統就會提醒是否有新的信息查看。而且，系統管理員能夠控制信息的發送對象，并知道信息是否被查看等狀態。對網上簽報審批功能，只要在系統上簽報，并且能看到簽報審批已進行到哪一級，并具備電子簽字、電子印章功能。
（十）財務系統模塊
確保資金管理信息化系統的安全性，是模塊設計過程中必須關注的重點。從企業資金管理的實際需求出發，一般可以將企業的資金管理信息化系統分為賬戶管理、銀企直聯、資金結算、融資管理、資金計劃和資金報表等六大功能模塊。
（1）賬戶管理模塊。賬戶管理模塊主要是通過規范企業的銀行賬戶開立、變更和撤銷的審批流程和集團總部把控銀行賬戶的使用權限的分配，牢牢牽住了“銀行賬戶”這個“牛鼻子”，從源頭上強化資金集中管理，盤活存量資金。通過對銀行賬戶管理申請單的功能設置，可以進行賬戶余額統計、目標余額管理、賬戶余額預警、銀行賬號統計、內部賬戶金額凍結、計息管理、日均存量統計等功能，實時反映企業的銀行賬戶個數、資金存量余額、可調用資金余額、成員單位資金存量等情況，并通過移動通訊技術和資金管理信息化系統的有效結合，將資金管理的關鍵指標以短信息提示，定時、及時和準確上報給領導，以便領導隨時、隨地掌控企業資金運行現況，便于及時決策。
（2）銀企直聯模塊。銀企直聯模塊主要是將信息化系統資金收支功能與銀行前置機進行聯通，在運行安全的情況下，企業可以直接通過系統平臺進行資金支付、對賬單下載、支付指令狀態查詢和下載、銀行賬戶余額查詢等。在銀企直聯應用方面，企業要強化安全管理，建立防火墻，并邀請外部專家專門對系統運營環境和安全措施進行驗證和評估，確保資金運行安全。
（3）資金結算模塊。資金結算模塊是資金管理信息化系統的重要組成部分，是形成數據庫的關鍵節點，是開展資金日常管理工作的重要平臺，也是實現企業財務業務資金一體化的關鍵環節。該模塊主要包括資金收款、資金付款、資金調度、資金上收和資金下撥、銀行自動對賬等日常業務。在該模塊設計過程中，我們將內部控制流程嵌入其中，確保了資金支付安全。同時，為提高工作效率，該模塊實現了財務單據自動生成、記賬憑證自動生成功能，減少了一線財務人員的工作量。在設計過程中，我們通過對關鍵字段的標準化設置和控制，實現日常資金收支業務與資金計劃管理相結合，與項目的資金凈現金流量相結合，及時預警，即時反饋項目資金情況，基本解決了項目現金流信息滯后的現象。該模塊與項目綜合管理系統、收付業務一體化系統融合后，基本可以實現業務數據、財務數據的共享、共用，避免“信息孤島”。
（4）融資管理模塊。融資模塊主要是管理企業的銀行授信、融資業務辦理、借款歸還和到期預警，以及監控下屬單位各種融資業務辦理情況。通過該模塊的報表匯總篩選功能，我們能及時知道企業集團帶息負債和銀行授信額度使用等情況，通過提前預警功能設置，我們能及時知道企業近期帶息負債到期時間和還款額度，以便及時安排資金歸還，確保銀行信譽。同時根據生產經營情況，妥善安排融資結構和融資估摸，把握融資節奏。
（5）資金計劃模塊。資金計劃模塊是管理一定時期內的資金收支預算的編制、審批及控制業務，主要是通過《資金支出預算審批表》的編制填寫、逐級匯總上報和計劃審批等流程，能及時把控預算期內資金收支情況，把握資金流向。在設計過程中，我們強化了該模塊與資金結算模塊內在關聯性，通過計劃控制等功能，實現資金“先收后支、以收定支”。同時，我們通過對預算收支執行情況分析，及時反饋各單位資金計劃的準確性，提高資金的使用效率。
（6）資金報表模塊。資金報表模塊是資金管理信息化系統的精華，是資金數據的集成，是數據轉化成信息的關鍵平臺，也是領導進行決策的重要依據。我們可以在日常管理報表的基礎上，初步設計《貨幣資金分布統計表》、《貨幣資金統計表》、《結算中心存款統計表》、《內部單位借款統計表》、《資金受限銀行賬戶統計表》、《每日銀行存款、集中率、上存率統計表》、《資金存量預警分析表》、《債務情況統計分析表》、《資金周報》等資金管理報表，以此來滿足管理的需求。
（十一）設備管理模塊
設備管理系統圍繞公司企業設備管理搭建了一個統一管理的平臺，實現了設備的統一調撥和跨項目的管理。提供了設備分類管理、統一編碼、設備使用計劃制定、設備調撥調配、設備運行、設備維修、維護記錄、設備租賃、設備備品、備件管理等功能，設備管理系統中具有規范完善的設備臺帳管理方式。實現了各種計劃、申請、報廢、調撥的網上審批等，提供了設備動態分布臺帳、設備運行及維保統計、設備單機核算、設備租賃費用結算等相關統計分析功能。同時設備成本核算實現了與成本系統的數據接口，設備成本數據直接參與項目成本分析。
（十二）租賃管理模塊
（十三）合同管理模塊
( 1）建立企業級的工程項目信息收集系統，由此延伸至工程項目的跟蹤，投標，直至中標的全過程的記錄評價功能。
（2）具備各類合同信息臺賬錄入和合同文檔管理功能；完成合同評審管理、合同簽訂審批管理功能。能夠實現中標工程項目的清單量與價的導入。
（3）具備實現項目建設單位承包合同、內部承包合同、勞務分包合同，采購合同及項目其它各類型合同的分類管理，能夠從上述合同中自動索引出勞務隊，供應商等基本信息及招投標情況；能夠設立符合各企業貫標管理程序的合格分承。
（十四）固定資產管理模塊
以企業固定資產為管理對象，以資產臺帳為基礎，通過對固定資產運轉生命周期和經濟生命周期進行動態、可視化管理，為建筑企業搭建起規范化、體系化、協同化資產管理信息化平臺。
通過延伸資產合并拆分、資產出租等管理業務，與相關系統進行集成應用，有利于創新資產管理模式，實現降本提效增效益，提升煤炭企業資產綜合管理水平，并為建立資產長效管理機制打下良好基礎。
通過延伸資產合并拆分、資產出租等管理業務，與相關系統進行集成應用，有利于創新資產管理模式，實現降本提效增效益，提升煤炭企業資產綜合管理水平，并為建立資產長效管理機制打下良好基礎。
（十五）輔助決策模塊（領導報表查詢）
（十六）進度管理模塊
（1）能夠有成熟的工具級計劃進度管理軟件實現單項目的總計劃和各分部分項計劃的進度計劃橫道圖，網絡圖的編制，并在分部分項的進度計劃中以物資和勞動力為驅動資源為數據，以實際消耗的資源的百分比或圖示顯現項目進度總計劃和各分部分項計劃的完成情況，
（2）對實際完成量與計劃進度超過一定偏差的應有顯著的警示標識，并可通過該警示標識索引追溯物資供應過程或勞動力數量或設備配置狀況，并提示影響完成進度的主要原因。
（3）能夠實現項目對業主方，分承包（勞務）方的進度報表(產值)的統計生成。
（十七）風險預警管理模塊
（1）支持多項目進度管理風險預警功能，并可追溯影響的條件； （2）具備項目合同變更風險預警、合同支付（勞務，分承包，物資，設備租賃等）提前預警的功能，并可追溯風險源；
（3）具備成本執行風險預警功能，當實時的實際成本超出預算成本（目標成本）一定偏差時，能有向有關職能部門、主管領導實時警示的功能；
六、企業信息化管理系統實施原則
（一）總體規劃，分步實施；核心業務，先行建設 企業信息化的最終目標是建設覆蓋公司、子分公司、和項目部的管理信息系統；首先就要重視總體規劃，核心關注信息化的全局性和系統性，特別要防止后期建設過程中的信息孤島發生；具體實施要分步進行，分步的原則主要參照各個管理系統的重要性、緊急性、現實性等因素來決定；其中施工企業的核心業務成本管理先行建設。
（二）專業成熟，重在應用。針對實際，強調實效 選擇的專業的軟件廠商是信息化建設成功的基礎，重在應用效果是衡量信息化績效的主要評價指標。堅持信息化建設的基本規律和企業發展戰略相結合；堅持先進的IT技術與公司戰略相結合，防止片面追求“高、精、尖”和“大而全”。
(三)先熱后冷。遵循價值大小決定建設先后的原則。信息化圍繞核心業務開展，方能為企業創造最大價值。因此，應圍繞核心業務管理開展信息化建設，先將企業關注的業務進行信息化，取得一定效果后逐步拓展到外圍業務和輔助管理內容。
（四）先現實后理想。先易后難，小步快跑，每一個步驟都有效果，有成績，可以讓企業對信息化保持持久的激情和動力。由淺到深，有粗到細。先通過信息化實現比較淺、比較粗的業務，取得成績后，再實現比較深、比較精細的業務管理，逐步達到最初預定的理想狀態。
（五）先結果后過程。同樣講的是難易程度，第一步先將結果管理起來，解決由無到有的問題，第二步再實現結果的來源―――即過程的管理。
（六）先縱向后橫向。先進行縱向業務的信息化。縱向業務一般局限于職能部門的體系內部，信息化做起來相對參與人員少、協調容易、業務相對簡單容易取得成功。 后橫向：在縱向業務都完成以后，再從橫向上將各縱向系統的數據進行共享，從而完成整體的的信息化建設。
（七）先標桿后推廣。信息化建設是一個逐步提升的螺旋式上升過程，循序漸進、逐步提高符合發展規律。同時，應在企業內選擇管理基礎和信息化基礎都比較好的單位進行試點，起到標桿示范作用，引領帶動企業整體信息化水平的逐步提升。
七、結束語
工程項目信息化管理系統對企業提高管理水平，降低成本，規范管理具有重要意義，由于項目信息化管理系統涉及企業主要管理部門和項目部管理人員，人員多，操作水平參差不齊，因此必須抓住整個系統的關鍵點和關鍵流程，以點帶面，各個模塊以簡帶繁，狠抓各個模塊間的數據集成，加強模擬運行，及時發現問題解決問題，再逐步推廣，真正使得工程項目信息化管理系統對提高企業的管理水平發揮應有的作用。
